Pri izvajanju komunalne dejavnosti nastaja ogromno število najrazličnejših dokumentov katerih količine znašajo tudi več sto tisočih letno. Za pomembne dokumente kot so npr. računi, zakonodaja predpisuje hrambo kopij dokumentov in roke hrambe dolge  tudi po 10 let in več. Posledično so arhivi v podjetjih prenapolnjeni s papirji in pokajo po šivih. Rešitev  je seveda »Digitalizacija« in e-poslovanje, ki pa ima veliko pasti.

Kaj če gre kaj narobe in se elektronski dokumenti trajno izgubijo? Zakonodaja je pri tem zelo stroga in predpisuje stroge pravne, organizacijske in tehnične postopke,  ki zagotavljajo da bodo dokumenti na voljo.  Skupek teh pravil, navodil  in postopkov, močno povezanih z  informacijsko varnostjo in infrastrukturo, zakonodaja o arhiviranju (ZVDAGA)  imenuje »Notranja pravila (NP)« in jih določa kot » interni pravni akt organizacije, ki ureja in v obliki pravil oziroma navodil določa izvajanje zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter z njima povezane aktivnosti (spremljevalne storitve).«

Mariborski vodovod je kot javnopravna oseba po zakonu ZVDAGA in kot drugo komunalno podjetje v Sloveniji pridobil pri Arhivu Republike Slovenije potrjena notranja pravila za zajem in e-hrambo dokumentov, s čimer zagotavljamo zakonsko skladno elektronsko hrambo in pravno veljavnost hranjenih dokumentov. Notranja pravila obsegajo področja prejetih in izdanih računov, dokumentov nabavnega postopka in dokumente vhodne, izhodne ter interne pošte.

Posledice potrjenih notranjih pravil bodo velike in za podjetje zelo koristne. Z njimi dobi hramba  elektronskih dokumentov pravno veljavo. Dokumente, ki so predmet NP lahko hranimo samo elektronsko. Papirni dokumenti in zapolnjeni arhivi se tako počasi, a nepreklicno umikajo v zgodovino in  široko odpirajo  avtocesto k digitalizaciji in večji učinkovitosti poslovanja. Arhiv  v podjetju lahko končno neha rasti.

Potrjena notranja pravila so posledica večletnega strokovnega in sistematičnega dela zaposlenih in pričajo o visokem nivoju znanja, urejenosti delovnih postopkov in sodobnosti delovnih sredstev v podjetju. Ponujajo tudi možnost velikih sinergijskih učinkov za druga organizacijsko povezana podjetja v mestu in regiji.